Chuyển đổi số mở đường cho doanh nghiệp ‘tăng tốc’

Nâng cao tính minh bạch, hiệu quả quản trị

Trong bối cảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh ngày càng đòi hỏi tính minh bạch, khả năng thích ứng và hiệu quả quản trị, chuyển đổi số trở thành hướng đi quan trọng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tốt hơn và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Theo ông Bùi Thế Quyền, Chủ tịch Hội đồng Quản trị (HĐQT), Tổng Giám đốc Công ty CP Quốc tế Trường Long Phát, số hóa không chỉ giúp giảm sử dụng hóa đơn, giấy tờ, chứng từ, mà còn nâng cao hiệu quả quản trị, tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát hoạt động doanh nghiệp. Việc số hóa cần được triển khai xuyên suốt từ mua hàng, vận hành, quản trị sản xuất đến kế toán và tài chính.

Nếu thanh toán số giúp giao dịch thuận tiện hơn, số hóa quy trình nội bộ còn cho phép doanh nghiệp theo dõi hoạt động sát với thời gian thực, đánh giá hiệu quả và nhận diện rủi ro. Khi dữ liệu được cập nhật, tập trung trên các hệ thống phù hợp, nhà quản lý có thêm cơ sở xác định những khâu phát sinh chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực và đưa ra quyết định sát với thực tế.

Lợi ích này cũng có ý nghĩa đối với các hợp tác xã (HTX), vốn thường gặp hạn chế về nguồn lực quản lý và nhân sự. Theo đại diện MISA, ứng dụng phần mềm giúp HTX giảm áp lực sổ sách, quản lý tập trung hàng hóa, số lượng và tồn kho, qua đó cải thiện khả năng đáp ứng yêu cầu của đại lý, nhà phân phối và người tiêu dùng.

Thị trường ngày càng quan tâm không chỉ đến sản phẩm mà còn đến quy trình sản xuất, khả năng truy xuất nguồn gốc và việc đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng hàng hóa. Vì vậy, dữ liệu minh bạch là cơ sở để doanh nghiệp, HTX củng cố niềm tin với đối tác và nâng cao khả năng tiếp cận thị trường.

Ông Bùi Khánh Dũng, Chủ tịch HĐQT Công ty CP Musa Pacta nhấn mạnh về tính minh bạch có ý nghĩa quan trọng trong sản xuất nông nghiệp. Theo ông Bùi Khánh Dũng, các chứng chỉ VietGAP (Thực hành sản xuất nông nghiệp tốt tại Việt Nam) hay GlobalGAP (Thực hành sản xuất nông nghiệp tốt tại toàn cầu) phản ánh tình trạng tại thời điểm chứng nhận, trong khi quản lý bằng dữ liệu giúp theo dõi cụ thể hơn quá trình sản xuất và những biến động phát sinh.

Với đặc thù nông nghiệp có nhiều loại chi phí, hao hụt khó định lượng đầy đủ, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp xác định hao hụt xảy ra ở đâu, từ đó nâng cao khả năng kiểm soát sản xuất, kinh doanh. AI cũng có thể hỗ trợ tư vấn bán hàng, phân tích dữ liệu tồn kho và dự báo cung cầu, giúp HTX xây dựng kế hoạch sản xuất rõ ràng hơn. Tuy nhiên, công nghệ cần được lựa chọn theo nhu cầu và năng lực triển khai, tránh đầu tư dàn trải hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào AI.

Một hướng nâng cao hiệu quả khác cho cộng đồng doanh nghiệp là giảm chi phí tuân thủ và thời gian thực hiện thủ tục hành chính.

Theo ông Mai Sơn, Phó Cục trưởng Cục Thuế, ngành Thuế đang rà soát quy định, thành phần hồ sơ và trình tự giải quyết; cắt giảm giấy tờ không cần thiết, đồng thời tăng cường khai thác dữ liệu dùng chung từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hệ thống định danh VNeID và Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Ngành Thuế đã hoàn thành mục tiêu cắt giảm tối thiểu 50% chi phí tuân thủ và thời gian giải quyết thủ tục hành chính so với trước đây. Hệ thống Chatbot AI hỗ trợ người nộp thuế cũng được đưa vào vận hành, cho phép tiếp nhận câu hỏi bằng tiếng Việt, tiếng Anh qua văn bản hoặc giọng nói, hoạt động 24/7 và cung cấp câu trả lời có trích dẫn căn cứ pháp lý.

Đối với ngành Hải quan, chuyển đổi số gắn với cải cách thủ tục và tạo thuận lợi thương mại, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm. Trong quý III/2026, ngành Hải quan đã cắt giảm, đơn giản hóa 35/39 thủ tục hành chính theo kế hoạch và thêm 13 thủ tục ngoài kế hoạch; đồng thời hoàn thành phương án cắt giảm đối với 16/16 điều kiện kinh doanh.

Những cải cách này tạo điều kiện để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, để tận dụng tốt lợi ích, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa dữ liệu, sử dụng công cụ số phù hợp và tăng khả năng phối hợp với các hệ thống liên quan.

AI và công nghệ số mở dư địa tăng năng

Theo bà Phạm Thị Tuyến, Giám đốc Giải pháp Doanh nghiệp, Tập đoàn MISA, khi các nguồn lực đầu vào đều có giới hạn, doanh nghiệp cần đổi mới phương thức vận hành thay vì chỉ dựa vào mở rộng thị trường, vốn và nhân lực.

Trong đó, trí tuệ nhân tạo (AI) đặc biệt là AI Agent (Tác nhân trí tuệ nhân tạo) mở ra cơ hội tự động hóa công việc, tối ưu quản trị và nâng cao năng suất.

Với kinh nghiệm tư vấn, chuyển đổi số cho hơn 400.000 doanh nghiệp, MISA đang triển khai AI Agent trong nhiều hoạt động, từ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến tuyển dụng, kế toán, quản trị nhân sự và vận hành nội bộ. Thay vì chỉ sử dụng phần mềm để giúp con người xử lý công việc nhanh hơn, doanh nghiệp có thể hướng tới mô hình tự vận hành (Agentic Enterprise), trong đó con người và các AI Agent, hay nhân viên số, phối hợp thực hiện nhiệm vụ.

Đại diện MISA cho biết, trong kinh doanh, AI Agent có thể tự động hóa việc tư vấn, tiếp nhận nhu cầu và hỗ trợ chốt đơn hàng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động phục vụ khách hàng liên tục mà không cần bố trí nhân sự trực tiếp ở mọi khung giờ.

Trong nội bộ, nhân viên số có thể hỗ trợ xử lý nhiệm vụ tại từng vị trí, thực hiện các công việc được giao, đưa ra quyết định trong phạm vi cho phép và phối hợp giữa các phòng, ban. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả phối hợp và hạn chế sự phụ thuộc vào việc mở rộng nhân lực.

Tuy nhiên, AI chỉ phát huy hiệu quả khi được đặt trong quy trình vận hành phù hợp. Bà Phạm Thị Tuyến cho rằng, doanh nghiệp cần chú trọng 3 yếu tố: Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình nghiệp vụ; xây dựng hệ sinh thái công nghệ có khả năng kết nối, liên thông; và khai thác dữ liệu phục vụ quản trị, ra quyết định. Công nghệ không nên được triển khai như những giải pháp riêng lẻ mà cần hỗ trợ kết nối các bộ phận, hướng tới tự động hóa xuyên suốt.

Liên thông dữ liệu, gỡ điểm nghẽn trong vận hành

Một hướng tháo gỡ quan trọng là thực hiện nguyên tắc “Một lần khai báo - Nhiều lần sử dụng”. Theo Đại tá Nguyễn Thị Sơn Bình, Phó Giám đốc Trung tâm Giải pháp Doanh nghiệp số, Tổng Công ty Viễn thông Viettel, dữ liệu được khởi tạo từ một khâu nghiệp vụ cần có khả năng kế thừa và tái sử dụng ở những khâu tiếp theo.

Khi các hệ thống vận hành độc lập, doanh nghiệp phải nhập lại thông tin nhiều lần, gây lãng phí nguồn lực, kéo dài thời gian xử lý và tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Ngược lại, dữ liệu liên thông có thể phục vụ nhiều công đoạn, từ lập hợp đồng điện tử, hoàn thiện hồ sơ đơn hàng, phát hành hóa đơn điện tử đến kê khai thuế, làm thủ tục hải quan, điều phối logistics và quản lý công nợ.

Theo đại diện Viettel, hệ sinh thái số được tiếp cận thông qua bốn lớp giải pháp trọng tâm: giao dịch số; tài chính, kế toán; quản trị doanh nghiệp chuyên sâu; và kết nối với cơ quan quản lý cùng hệ sinh thái mở. Các giải pháp như: Hợp đồng điện tử vContract, chữ ký số MySign, hóa đơn điện tử vInvoice và nền tảng kế toán Tendoo hướng tới số hóa đồng bộ hoạt động giao dịch, tài chính, kế toán và quản trị.

Việc kết nối phải đi đôi với bảo mật, an toàn dữ liệu, trên nguyên tắc “Đúng dữ liệu - Đúng thẩm quyền - Đúng mục đích sử dụng”. Cùng với đó, theo Viettel, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin, rà soát quy trình và nâng cao năng lực khai thác nền tảng số; doanh nghiệp công nghệ cần phát triển các giải pháp có khả năng tích hợp, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và bảo đảm an toàn thông tin.

Đối với HTX, việc nâng cao năng lực sử dụng công nghệ cũng cần gắn với nhu cầu cụ thể. Văn phòng SPS Việt Nam mong muốn phối hợp với Liên minh HTX Việt Nam tổ chức đào tạo về truy xuất nguồn gốc và an toàn thực phẩm, giúp người sử dụng hiểu quy trình, biết khai thác dữ liệu và duy trì cập nhật thông tin thường xuyên.

Theo tinh thần Nghị quyết 57, chuyển đổi số là lấy hiệu quả thực chất làm thước đo, lấy nhu cầu doanh nghiệp làm điểm xuất phát và lấy dữ liệu liên thông làm nền tảng. Nhiều chuyên gia cho rằng, khi các điểm nghẽn về thủ tục, dữ liệu, năng lực triển khai và khả năng kết nối từng bước được tháo gỡ, doanh nghiệp sẽ có thêm điều kiện tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, mở rộng cơ hội kinh doanh và củng cố năng lực cạnh tranh.