Dùng công nghệ để khẳng định năng lực cạnh tranh

Nhân kỷ niệm 22 năm Ngày Doanh nhân Việt Nam (13/10), phóng viên Thông tấn xã Việt Nam đã có cuộc trò chuyện với GS.TS. Mạc Quốc Anh, Phó Chủ tịch kiêm Tổng Thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa thành phố Hà Nội (HANOISME). Với lăng kính của một người bám sát thực tiễn thương trường, ông đã mang đến những đúc kết thực tế, sắc sảo về cách các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) Thủ đô lột xác, dùng công nghệ để khẳng định năng lực cạnh tranh của chính mình.

Phóng viên (PV):Thưa GS.TS. Mạc Quốc Anh, theo quan sát của ông, đâu là bước ngoặt thực sự buộc các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải dứt khoát bước vào quá trình chuyển đổi số để không bị bỏ lại phía sau?

GS.TS. Mạc Quốc Anh: Từ góc độ đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp HANOISME, tôi cho rằng bước ngoặt xuất hiện khi người đứng đầu nhận ra cách quản trị hiện tại không còn theo kịp yêu cầu của khách hàng. Đó là lúc doanh nghiệp phải nhìn thẳng vào những giới hạn của chính mình.

Hãy hình dung một đơn hàng cần xác nhận ngay, nhưng bộ phận bán hàng phải gọi xuống kho, kho chờ sản xuất, sản xuất lại chờ kế toán kiểm tra nguyên liệu. Khách hàng cần một câu trả lời chắc chắn, còn doanh nghiệp mất cả buổi để ghép những thông tin vốn đã có trong nội bộ. Nếu tình trạng ấy kéo dài, sự chậm trễ sẽ trực tiếp làm mất cơ hội kinh doanh.

Theo tôi, đó chính là “nỗi đau” đủ sức thúc đẩy chuyển đổi. Khi thông tin phân tán, người lãnh đạo khó biết đơn hàng nào thực sự có lãi, tiền đang nằm ở đâu và khâu nào gây lãng phí. Doanh nghiệp càng mở rộng thì cách điều hành dựa vào trí nhớ và những cuộc gọi càng bộc lộ giới hạn. Quyết định cần thiết lúc ấy là lựa chọn một điểm nghẽn để xử lý đến cùng: liên thông đơn hàng với tồn kho, theo dõi công nợ hoặc quản lý tiến độ sản xuất.

Từng thay đổi phải giúp khách hàng được phục vụ tốt hơn và người quản lý nhìn rõ hoạt động hơn. Bản lĩnh của doanh nhân thể hiện ở sự sẵn sàng bỏ một cách làm từng đem lại thành công khi nó đã trở thành lực cản. Với tôi, chuyển đổi số bắt đầu từ quyết tâm thay đổi ấy, rồi mới đến lựa chọn công nghệ phù hợp.

Phóng viên: Quá trình này chắc chắn đụng chạm đến nguồn lực và cách làm cũ. Làm thế nào để doanh nghiệp vừa vượt qua rào cản về vốn, vừa thay đổi được thói quen làm việc của cả một tập thể, thưa ông?

GS.TS. Mạc Quốc Anh: Tôi cho rằng muốn tập thể thay đổi, người đứng đầu phải thay đổi trước. Lãnh đạo cần trực tiếp sử dụng dữ liệu trên hệ thống, giao việc rõ trách nhiệm và ra quyết định theo quy trình đã thống nhất. Sự nhất quán ấy tạo niềm tin để nhân viên cùng thực hiện.

Với người lao động, điều cần giải thích là công việc hàng ngày sẽ thuận lợi hơn ở đâu: Ở việc bớt nhập liệu lặp lại, bớt tìm hồ sơ hay giảm sai sót và được ghi nhận kết quả minh bạch hơn. Doanh nghiệp cần lắng nghe cả nỗi lo về việc làm, thu nhập và khả năng theo kịp công nghệ của họ.

Cách triển khai mà tôi đề xuất là chọn một quy trình thiết thực để thí điểm, đồng thời mời những người trực tiếp thực hiện tham gia thiết kế. Mỗi bộ phận nên có một người hỗ trợ tại chỗ. Đào tạo cần gắn với từng vị trí, thực hành trên công việc thật và bố trí thời gian học trong giờ làm. Một chi tiết rất quan trọng là chấm dứt việc nhập cùng một dữ liệu vào nhiều nơi sau giai đoạn chuyển tiếp. Nếu dùng phần mềm mà vẫn phải làm thêm hàng loạt báo cáo trùng lặp, nhân viên sẽ khó nhìn thấy lợi ích.

Về vốn, doanh nghiệp nên đầu tư theo từng bước, tính cả chi phí đào tạo, vận hành, tích hợp và khả năng lấy lại dữ liệu khi đổi nhà cung cấp.Báo cáo OECD (các tài liệu nghiên cứu, thống kê, phân tích và dự báo kinh tế - xã hội do Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) phát hành) năm 2026 cũng xác định thiếu thời gian, chi phí duy trì và khoảng trống kỹ năng là những trở ngại đối với việc ứng dụng công nghệ của nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa được khảo sát tại các nước OECD. Tôi muốn nhấn mạnh rằng sự đồng thuận được tạo ra bằng kết quả cụ thể. Khi một thao tác dễ hơn, một sai sót được giảm đi và người lao động được hỗ trợ đến nơi đến chốn, công nghệ mới dần trở thành thói quen.

Phóng viên: Khi quá trình đó thành hình, chuyển đổi số sẽ thực sự thay đổi “hệ gen” và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp ra sao trên thương trường?

GS.TS. Mạc Quốc Anh: Theo tôi, thay đổi sâu nhất nằm ở cách doanh nghiệp ra quyết định, phối hợp và thực hiện cam kết. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, có người chịu trách nhiệm, kinh nghiệm của người lãnh đạo có thêm căn cứ để phát huy. Các bộ phận cũng phối hợp trên cùng một nguồn thông tin.

Tôi xin lấy một tình huống minh họa trong sản xuất. Một doanh nghiệp cơ khí muốn tham gia chuỗi cung ứng của khách hàng quốc tế cần chứng minh được nguồn nguyên liệu, kết quả kiểm tra chất lượng và tiến độ giao hàng. Nếu dữ liệu nằm rải rác trong sổ sách, việc chứng minh sẽ tốn nhiều thời gian.

Khi mỗi lô sản phẩm được liên kết với nguyên liệu, công đoạn và biên bản kiểm tra, doanh nghiệp có thể cung cấp hồ sơ nhanh hơn, truy tìm nguyên nhân lỗi rõ hơn. Năng lực ấy giúp đáp ứng yêu cầu đánh giá nhà cung cấp và tăng cơ hội được lựa chọn. Công nghệ cần đi cùng chất lượng sản phẩm và kỷ luật giao hàng để tạo nên sự tin cậy.

Về dòng tiền, giả sử doanh nghiệp có tồn kho bình quân 20 tỷ đồng. Nếu quản trị dữ liệu giúp giảm mức tồn kho cần thiết 10% mà vẫn bảo đảm sản xuất, doanh nghiệp có thể giải phóng khoảng 2 tỷ đồng vốn lưu động. Đây là vốn được giải phóng; khoản chi phí thực sự tiết kiệm cần tính riêng từ lãi vay, lưu kho và hao hụt giảm đi, đồng thời trừ chi phí triển khai công nghệ.

Tôi đánh giá chuyển đổi số qua những thước đo như vậy: thời gian xác nhận đơn hàng, tỷ lệ giao đúng hạn, lượng hàng lỗi, vòng quay tồn kho và hiệu quả sử dụng vốn. “Hệ gen” mới của doanh nghiệp chính là khả năng học từ dữ liệu, cải tiến liên tục và giữ lời hứa với khách hàng.

Phóng viên: Nhân Ngày Doanh nhân Việt Nam 13/10, ông có thông điệp gì muốn gửi gắm tới cộng đồng doanh nghiệp Thủ đô, đặc biệt là để khối doanh nghiệp nhỏ và vừa tự tin làm chủ làn sóng công nghệ như AI hiện nay?

GS.TS. Mạc Quốc Anh: Nhân Ngày Doanh nhân Việt Nam, tôi muốn gửi tới cộng đồng HANOISME một thông điệp: hãy giữ khát vọng lớn và bắt đầu bằng một việc cụ thể. Mỗi doanh nghiệp nên chọn một bài toán rõ, giao một người chịu trách nhiệm và xác định một kết quả có thể đo được.

Để làm chủ làn sóng AI, chủ doanh nghiệp cần hiểu mình đang phục vụ ai, tạo giá trị gì và điểm yếu nằm ở đâu. Từ đó mới lựa chọn công cụ phù hợp. Có thể bắt đầu bằng hỗ trợ soạn nội dung, tìm kiếm thông tin nội bộ hoặc tổng hợp phản hồi khách hàng, với dữ liệu phù hợp và người kiểm tra kết quả.

Tôi coi năng lực học hỏi của tổ chức là yếu tố cốt lõi. Người đứng đầu phải dành thời gian học, khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến và chấp nhận thử nghiệm trong phạm vi kiểm soát. Đồng thời, cần quy định rõ việc sử dụng thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh và trách nhiệm khi ứng dụng AI.

Với HANOISME, vai trò kết nối doanh nghiệp với viện nghiên cứu, trường học và chuyên gia đã được chú trọng trong các hoạt động về đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và phát triển nhân lực. Tôi mong những kết nối ấy tiếp tục đi sâu vào từng bài toán sản xuất, từng nhu cầu đào tạo và từng cơ hội thị trường.

Bước ra biển lớn đòi hỏi doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và bền bỉ. Công nghệ giúp mở rộng năng lực; bản lĩnh doanh nhân quyết định hướng đi. Tôi tin doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể xây dựng năng lực cạnh tranh lớn bằng cách học nhanh, quản trị tốt và thực hiện đến cùng những cam kết của mình.

Phóng viên: Xin trân trọng cảm ơn ông về cuộc trò chuyện ý nghĩa này!